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Bien gérer ses impayés clients
Les impayés et retards de paiement représentent un risque majeur et récurrent pour les entreprises.
En effet, une facture impayée représente une dépense en terme de temps, mais également une dégradation du Besoin en Fond de Roulement (BFR) et donc de la trésorerie.
Le manque de trésorerie met directement en danger l’entreprise.
Il est donc primordial de gérer rapidement et efficacement les impayés clients
Première étape : la relance informelle
À ce stade de l’impayé, il peut s’agir d’un simple oubli de la part du client ou d’une mauvaise gestion du suivi du paiement de ses fournisseurs.
Il s’agira donc de tenter de conserver de bons rapports avec lui en le relançant par téléphone ou mail, de façon courtoise, sans mettre en doute sa bonne foi.
Deuxième étape : la relance écrite
Si la première relance informelle n’a pas donné lieu à un règlement de la créance il est nécessaire de passer par une lettre de relance adressée à votre client. Celle-ci sera l’occasion d’annoncer le nouveau délai à votre client avant la troisième étape.
Cette lettre avec accusé de réception est idéalement accompagné du solde client, de ou des facture(s) correspondante(s), du montant des indemnités de retard le cas échéant ainsi que d’un RIB pour procéder au règlement dans les meilleurs délais.
Vous trouverez un exemple de lettre de relance ici :
‘’Bonjour [Titre et nom du client]
Suite à notre échange par [téléphone / mail] datant du [date de l’échange] et sauf erreur de notre part, votre compte client présente à ce jour un solde débiteur de [XX€]. La dernière facture N°[XX] en date du [XX/XX/XX] et payable au [XX/XX/XX] n’a à ce jour pas été réglée.
L’échéance étant dépassée, je vous demande, comme nous en avions convenu précédemment par [téléphone / mail] de me faire parvenir son règlement sous [nouveau délai, huitaine, quinzaine.].
Etant persuadé qu’il ne s’agit que d’un oubli de votre part, je me permets toutefois de vous indiquer qu’à défaut de paiement passé ce délai et malgré cette première relance, je serai amené à vous facturer les intérêts de retard.
Si ce retard est volontaire, je vous invite à me contacter pour m’en communiquer les motifs.
Dans le cas où votre règlement me parviendrait avant réception de ce courrier je vous demande de considérer ce mail comme nul et non avenu.
Cordialement’’
Troisième étape : La mise en demeure
Si passé le délai prescrit dans la lettre de relance précédente, vous n’avez toujours pas obtenu le règlement des dettes de votre client, l’étape suivante est la mise en demeure, toujours par LRAR. La mise en demeure doit préciser de la même façon que la lettre précédente les factures concernées, le solde client dû, mais également la juridiction qui sera saisie et les intérêts de retards dus.
Quatrième étape : la saisie d’un huissier ou d’un cabinet de recouvrement
Enfin, si malgré vos précédents avertissements votre client ne règle pas sa dette, vous avez la possibilité de faire appel à un huissier de justice ou à un cabinet de recouvrement. L’huissier de justice pourra alors constater la dette et engager en justice les actions nécessaires.
Le cabinet de recouvrement pourra quant à lui vous assister dès les premières relances clients.
Dans tous les cas, il est nécessaire de prendre au sérieux tout impayé client qui pourrait mettre en péril votre trésorerie.
