Les services de À Vos Papiers pour les particuliers à Puylaurens et aux alentours
Quelle durée de conservation pour nos documents administratifs ?
Nous sommes chaque année envahis de documents en tous genres, impôts, fournisseurs d'énergie, de téléphone, contrat et abonnement multimédia, que faire de ces documents? Faut-il les garder ? Peut-on les jeter ?
Doit-on passer par la numérisation ou au contraire garder les originaux papier ?
À vos papiers fait le point sur la durée et la forme de conservation des documents administratifs !
Les documents liés à la famille
En ce qui concerne l'acte d'état civil, que ce soit la copie intégrale et l'extrait, il est recommandé de le garder de façon permanente.
Il en est de même pour les jugements relatifs à la vie familiale (adoption, divorce, acte de contrat de mariage), mais également pour l'acte de reconnaissance d'un enfant ou encore le livret de famille.
Les diplômes doivent également être gardé de façon permanente.
Concernant les avis de versement des allocations familiales, il est conseillé de les garder au minimum 5 ans, date à laquelle la CAF ne pourra plus réclamer les sommes trop perçues en cas d'erreur de votre part.
Les documents liés au véhicule : à propos du certificat de cession du véhicule ainsi que des factures d'achat et de réparation.
Il est conseillé de les conserver au minimum le temps de la durée de conservation du véhicule.
Cependant, il est préférable d'ajouter à cela 2 ans en cas de revente pour les factures d'achat et de réparation qui correspondent à la garantie vices cachés.
Pour les PV pour amendes forfaitaires il sera nécessaire de garder le document 3 ans. Passé ce délai, le Trésor Public ne pourra plus faire de contestation s'il n'a rien engagé avant.
Le relevé d'information automobile fourni par votre assureur à la fin de votre contrat (sur demande) devra quant à lui être sauvegardé de façon permanente.
Les documents liés aux assurances
Concernant les contrats d'assurance, il est conseillé de les garder au minimum deux ans après la résiliation du contrat. Ce sera également le cas pour les quittances, avis d'échéances, les courriers de résiliation ou les preuves des règlements qui devront également être gardé deux ans après la date du document.
Les documents liés à des dommages corporels et ceux liés aux assurances vies doivent être gardés durant 10 ans. À noter toutefois que lorsqu'il s'agit d'une assurance vie, le délai de 10 ans commence dés que le bénéficiaire a connaissance du contrat.
Les documents bancaires
Les chèques à encaisser peuvent l'être sous 1 an et 8 jours. Passé ce délai, la dette reste quand même due mais le chèque ne peut plus être remis à l'établissement bancaire pour encaissement.
Les contrats de prêts devraient être gardés au moins 2 ans après la dernière échéance.
Concernant les talons de chèques et les relevés de comptes il faudra les conserver 5 ans.
Enfin, en ce qui concerne les tickets de carte bancaire, ils peuvent être détruits une fois qu'ils sont mentionnés sur le relevé de compte et que le solde correspond.
Les documents liés à l'habitation
Concernant les factures d'eau, d'électricité ou de gaz, il est conseillé de conserver les documents 5 ans
Pour les factures de téléphone fixe, mobile ou internet, ce délai est raccourci à 1 an. À noter que la facture liée à la restitution du matériel (box, télécommande etc..) doit quant à elle être gardée 2 ans après la restitution.
Lors de travaux, on gardera les factures plus ou moins longtemps en fonction de la nature de ces travaux. En effet, il faudra garder les documents au minimum 2 ans pour les petits travaux (peinture, fenêtre ...) et 10 ans pour les travaux de gros-œuvre.
Il faudra garder de façon permanente l'acte de vente d'une habitation.
Pour ce qui est des locations vides ou meublées, il est conseillé de garder le contrat de location, l'état des lieux ou encore les quittances de loyer au moins 3 ans après la résiliation du bail.
Les documents liés aux impôts
Les avis d'impôts locaux tels que la taxe foncière et la taxe d'habitation doivent être conservés dans un délai minimum de 1 an.
Pour les autres impôts tels que les avis d'imposition sur le revenu, les déclarations de revenu ainsi que les justificatifs liés à ces déclarations, ce délai sera de 3 ans.
Les documents liés au travail, au chômage ou à la retraite:
Les bulletins de salaire, les contrats, la carte d'invalidité d'un enfant et les certificats de travail doivent impérativement être conservés jusqu'à la liquidation de la retraite.
Les attestations Pôle Emploi doivent être gardées jusqu'à l'obtention de l'allocation chômage.
Le solde de tout compte doit être gardé 3 ans, ce qui correspond au délai où le salarié peut engager une procédure pour récupérer les sommes non perçues et qui n'apparaissent pas sur le document.
Le bulletin de paiement de la pension retraite doit être gardé de façon permanente.
La forme du document conservé
D'une manière générale, il est préférable de conserver le document sous sa forme originale. C'est à dire que si le document vous a été transmis sous format numérique il est conseillé de le garder sous format numérique. L'impression de ce document n'aura valeur que de copie.
Inversement, l'administration pourra vous demander l'original papier d'un document scanné même si celui-ci peut faire office de preuve.
Cependant, dans la mesure où il est difficile de lutter contre l'altération des documents papiers qui doivent se conserver de façon permanente et que les éléments numérisés peuvent servir de preuve devant la justice, on ne peut que conseiller de garder une copie numérisée de ces documents et de procéder à la dématérialisation de tous les documents qui doivent être conservés.
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