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Professionnels : Bien gérer ses impayés clients

Les impayés et retards de paiement représentent un risque majeur et récurrent pour les entreprises.

En effet, une facture impayée représente une dépense en terme de temps, mais également une dégradation du Besoin en Fond de Roulement (BFR) et donc de la trésorerie.

Le manque de trésorerie met directement en danger l’entreprise.

Il est donc primordial de gérer rapidement et efficacement les impayés clients

Première étape : la relance informelle

À ce stade de l’impayé, il peut s’agir d’un simple oubli de la part du client ou d’une mauvaise gestion du suivi du paiement de ses fournisseurs.

Il s’agira donc de tenter de conserver de bons rapports avec lui en le relançant par téléphone ou mail, de façon courtoise, sans mettre en doute sa bonne foi.

Deuxième étape : la relance écrite

Si la première relance informelle n’a pas donné lieu à un règlement de la créance il est nécessaire de passer par une lettre de relance adressée à votre client. Celle-ci sera l’occasion d’annoncer le nouveau délai à votre client avant la troisième étape.

Cette lettre avec accusé de réception est idéalement accompagné du solde client, de ou des facture(s) correspondante(s), du montant des indemnités de retard le cas échéant ainsi que d’un RIB pour procéder au règlement dans les meilleurs délais.

Vous trouverez un exemple de lettre de relance ici :

‘’Bonjour [Titre et nom du client]

Suite à notre échange par [téléphone / mail] datant du [date de l’échange] et sauf erreur de notre part, votre compte client présente à ce jour un solde débiteur de [XX€]. La dernière facture N°[XX] en date du [XX/XX/XX] et payable au [XX/XX/XX] n’a à ce jour pas été réglée.

L’échéance étant dépassée, je vous demande, comme nous en avions convenu précédemment par [téléphone / mail] de me faire parvenir son règlement sous [nouveau délai, huitaine, quinzaine.].

Etant persuadé qu’il ne s’agit que d’un oubli de votre part, je me permets toutefois de vous indiquer qu’à défaut de paiement passé ce délai et malgré cette première relance, je serai amené à vous facturer les intérêts de retard.

Si ce retard est volontaire, je vous invite à me contacter pour m’en communiquer les motifs.

Dans le cas où votre règlement me parviendrait avant réception de ce courrier je vous demande de considérer ce mail comme nul et non avenu.

Cordialement’’

Troisième étape : La mise en demeure

Si passé le délai prescrit dans la lettre de relance précédente, vous n’avez toujours pas obtenu le règlement des dettes de votre client, l’étape suivante est la mise en demeure, toujours par LRAR. La mise en demeure doit préciser de la même façon que la lettre précédente les factures concernées, le solde client dû, mais également la juridiction qui sera saisie et les intérêts de retards dus.

Quatrième étape : la saisie d’un huissier ou d’un cabinet de recouvrement

Enfin, si malgré vos précédents avertissements votre client ne règle pas sa dette, vous avez la possibilité de faire appel à un huissier de justice ou à un cabinet de recouvrement. L’huissier de justice pourra alors constater la dette et engager en justice les actions nécessaires.

Le cabinet de recouvrement pourra quant à lui vous assister dès les premières relances clients.

Dans tous les cas, il est nécessaire de prendre au sérieux tout impayé client qui pourrait mettre en péril votre trésorerie.

Particulier : Quelle durée de conservation pour nos documents administratifs ?

Nous sommes chaque année envahis de documents en tous genres, impôts, fournisseurs d'énergie, de téléphone, contrat et abonnement multimédia, que faire de ces documents? Faut-il les garder ? Peut-on les jeter ?

 Doit-on passer par la numérisation ou au contraire garder les originaux papier ?

À vos papiers fait le point sur la durée et la forme de conservation des documents administratifs !

Les documents liés à la famille

En ce qui concerne l'acte d'état civil, que ce soit la copie intégrale et l'extrait, il est recommandé de le garder de façon permanente. 

Il en est de même pour les jugements relatifs à la vie familiale (adoption, divorce, acte de contrat de mariage), mais également pour l'acte de reconnaissance d'un enfant ou encore le livret de famille.

Les diplômes doivent également être gardé de façon permanente.

Concernant les avis de versement des allocations familiales, il est conseillé de les garder au minimum 5 ans, date à laquelle la CAF ne pourra plus réclamer les sommes trop perçues en cas d'erreur de votre part.

Les documents liés au véhicule :  à propos du certificat de cession du véhicule ainsi que des factures d'achat et de réparation.

 Il est conseillé de les conserver au minimum le temps de la durée de conservation du véhicule.

Cependant, il est préférable d'ajouter à cela 2 ans en cas de revente pour les factures d'achat et de réparation qui correspondent à la garantie vices cachés.

Pour les PV pour amendes forfaitaires il sera nécessaire de garder le document 3 ans. Passé ce délai, le Trésor Public ne pourra plus faire de contestation s'il n'a rien engagé avant.

Le relevé d'information automobile fourni par votre assureur à la fin de votre contrat (sur demande) devra quant à lui être sauvegardé de façon permanente.

Les documents liés aux assurances

Concernant les contrats d'assurance, il est conseillé de les garder au minimum deux ans après la résiliation du contrat. Ce sera également le cas pour les quittances, avis d'échéances, les courriers de résiliation ou les preuves des règlements qui devront également être gardé deux ans après la date du document.

Les documents liés à des dommages corporels et ceux liés aux assurances vies doivent être gardés durant 10 ans. À noter toutefois que lorsqu'il s'agit d'une assurance vie, le délai de 10 ans commence dés que le bénéficiaire a connaissance du contrat.

Les documents bancaires

Les chèques à encaisser peuvent l'être sous 1 an et 8 jours. Passé ce délai, la dette reste quand même due mais le chèque ne peut plus être remis à l'établissement bancaire pour encaissement.

Les contrats de prêts devraient être gardés au moins 2 ans après la dernière échéance.

Concernant les talons de chèques et les relevés de comptes il faudra les conserver 5 ans.

Enfin, en ce qui concerne les tickets de carte bancaire, ils peuvent être détruits une fois qu'ils sont mentionnés sur le relevé de compte et que le solde correspond.

Les documents liés à l'habitation

Concernant les factures d'eau, d'électricité ou de gaz, il est conseillé de conserver les documents 5 ans

Pour les factures de téléphone fixe, mobile ou internet, ce délai est raccourci à 1 an. À noter que la facture liée à la restitution du matériel (box, télécommande etc..) doit quant à elle être gardée 2 ans après la restitution.

Lors de travaux, on gardera les factures plus ou moins longtemps en fonction de la nature de ces travaux. En effet, il faudra garder les documents au minimum 2 ans pour les petits travaux (peinture, fenêtre ...) et 10 ans pour les travaux de gros-œuvre.

 Il faudra garder de façon permanente l'acte de vente d'une habitation.

Pour ce qui est des locations vides ou meublées, il est conseillé de garder le contrat de location, l'état des lieux ou encore les quittances de loyer au moins 3 ans après la résiliation du bail.

Les documents liés aux impôts

Les avis d'impôts locaux tels que la taxe foncière et la taxe d'habitation doivent être conservés dans un délai minimum de 1 an.

Pour les autres impôts tels que les avis d'imposition sur le revenu, les déclarations de revenu ainsi que les justificatifs liés à ces déclarations, ce délai sera de 3 ans.

Les documents liés au travail, au chômage ou à la retraite:

Les bulletins de salaire, les contrats, la carte d'invalidité d'un enfant et les certificats de travail doivent impérativement être conservés jusqu'à la liquidation de la retraite.

Les attestations Pôle Emploi doivent être gardées jusqu'à l'obtention de l'allocation chômage.

Le solde de tout compte doit être gardé 3 ans, ce qui correspond au délai où le salarié peut engager une procédure pour récupérer les sommes non perçues et qui n'apparaissent pas sur le document.

Le bulletin de paiement de la pension retraite doit être gardé de façon permanente.

La forme du document conservé

D'une manière générale, il est préférable de conserver le document sous sa forme originale. C'est à dire que si le document vous a été transmis sous format numérique il est conseillé de le garder sous format numérique. L'impression de ce document n'aura valeur que de copie.

Inversement, l'administration pourra vous demander l'original papier d'un document scanné même si celui-ci peut faire office de preuve.

Cependant, dans la mesure où il est difficile de lutter contre l'altération des documents papiers qui doivent se conserver de façon permanente et que les éléments numérisés peuvent servir de preuve devant la justice, on ne peut que conseiller de garder une copie numérisée de ces documents et de procéder à la dématérialisation de tous les documents qui doivent être conservés.

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